Protocolos de actas asamblearias.

PROTOCOLOS ACTAS ASAMBLEARIAS.

Con la elaboración de este documento se pretende facilitar y homogeneizar la toma de actas y su tratamiento, así como incentivar que dicha función sea asumida de manera rotativa.

El protocolo será leido por la persona que vaya a tomar acta antes de la asamblea, si no es posible, se lo explicará alguien que conozca los detalles del protocolo.

Se sugiere recoger las actas directamente con un ordenador.

Hay dos actas que deben ser redactadas, el acta completa y un resumen de acta.

La función principal de un acta es recoger los temas tratados, los compromisos adquiridos y por quién (muy importante) y recopilarlo. Todo ésto se hace para que en la siguiente asamblea se recuerde lo tratado, asumir esas decisiones y pasar a nuevos puntos para no volver a repetirse.

Un acta completa debe:

1. Recoger los datos más significativos mediante frases concisas y claras;
2. Escribir el orden del día previsto;
3. Las propuestas, las decisiones tomadas, el método de tomarlas, las distintas alternativas si es que éstas dieron lugar a debate y votación, los procedimientos (si hubo trabajo en grupos pequeños, si alguien hizo de observador, etc.), señalar el concenso o el grado de acuerdo con la decisión definitiva, y si no obtuvo un consenso pleno y el porqué;
4. Tomar notas sobre la evaluación, la distribución espacial o las incidencias de la reunión si es que hubiese habido cambios significativos.
   Junto al acta pueden guardarse también los documentos que fueron presentados o elaborados en la reunión. Es muy importante recoger las decisiones pospuestas.

Este acta es una especie de crónica completa del trabajo del grupo o asamblea.

El resumen de acta es un documento nuevo partiendo del acta completa para facilitar la velocidad de las gestiones que sean necesarias hacer entre asamblea y asamblea.

Este resumen se llevará acabo tal como se termine de redactar el acta, al recapitular sobre lo tratado, al final de cada asamblea.

Una sugerencia es destacar en negrita o mayusculas o subrayar los datos importantes. De esta manera se facilita la generación del resumen del acta.

El acta debe ratificarse en la asamblea una vez leido el resumen.

Una vez realizado el trabajo se ha de mandar por mail a comunicación (asambleaconil15m@hotmail.com), imprimir y guardar dentro de la carpeta del grupo. Y de generarse algún tipo de documento físico, como el mismo acta, quedarán registrados en la carpeta del grupo.

Se deben mandar los documentos tan pronto como se pueda, a ser posible tal y como se terminen.

SE SUGUIERE EL USO DEL FORMATO .rtf PARA GUARDAR LOS DOCUMENTOS.

*Texto elaborado por acampadacádiz.